RODO w biurze rachunkowym: bezpieczeństwo danych klientów
Biuro rachunkowe przetwarza dane swoich klientów, ich pracowników i kontrahentów. Program, w którym te dane leżą, musi pozwalać biuru wywiązać się z obowiązków administratora albo podmiotu przetwarzającego. Oto, jak Rachunkowosci w tym pomaga.
Kto widzi dane klientów
- Dostęp mają wyłącznie osoby z biura, którym nadasz rolę.
- W planie Biuro Pro i wyższych role to właściciel, kierownik, księgowa, kadry i podgląd, a klientów przypisujesz do zespołów.
- Klient biura widzi w portalu wyłącznie swoje dokumenty, wiadomości i kwoty do zapłaty.
- W planie Sieć biur logowanie jednokrotne przez Microsoft Entra ID albo Google Workspace.
Dziennik zdarzeń: kto, kiedy i co
Dziennik zdarzeń zapisuje, kto zmienił dane klienta, kto pobrał dokument i kiedy to zrobił. To odpowiedź na pytanie klienta albo audytora o historię dostępu do danych. Dziennik jest w planach Biuro Pro i Sieć biur.
Zatwierdzanie w dwóch krokach (zasada czterech oczu) wymaga drugiej osoby przed wysłaniem deklaracji do klienta.
Szyfrowanie, kopie i eksport
- Połączenie z programem i portalem klienta jest szyfrowane.
- Kopie zapasowe danych i dokumentów robimy regularnie.
- Dane klientów biura należą do biura. Wszystkie dane i dokumenty eksportujesz w każdej chwili.
- Po zakończeniu abonamentu biuro pobiera dane przed usunięciem konta.
Umowa powierzenia przetwarzania danych
Biuro powierza nam dane osobowe swoich klientów, dlatego z każdym biurem zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych. W planie Sieć biur umowę dopasowujemy do procedur biura. Pytania o umowę kieruj na kontakt@rachunkowosci.pl.
RODO w biurze rachunkowym: co program ułatwia
- Ograniczenie dostępu do danych do osób, które ich potrzebują.
- Rozliczalność: zapis operacji na danych w dzienniku zdarzeń.
- Jedno miejsce na dokumenty zamiast kopii w skrzynkach pocztowych pracowników.
- Szybka odpowiedź na żądanie klienta o wydanie danych dzięki eksportowi.
Program nie zastępuje dokumentacji ochrony danych biura, rejestru czynności przetwarzania ani analizy ryzyka. Porządkuje natomiast miejsca, w których dane są przetwarzane, a to ułatwia tę dokumentację.
Czy mogę odejść z danymi?
Tak. Eksport obejmuje listę klientów, dokumenty i dane z nich odczytane. Abonament kończy się z końcem opłaconego okresu, a dane pobierasz przed jego końcem.