KSeF w biurze rachunkowym: faktury wszystkich klientów w jednym miejscu
Krajowy System e-Faktur zmienia sposób, w jaki biuro dostaje faktury klientów. Rachunkowosci pobiera faktury wszystkich obsługiwanych firm z KSeF i przypisuje je do karty klienta i miesiąca rozliczeniowego.
KSeF dla biur rachunkowych to dziesiątki osobnych kont
Każdy klient ma swoje faktury w KSeF. Bez wspólnego miejsca księgowa loguje się w kontekście kolejnych firm, pobiera pliki i sama pilnuje, czy nic nie umknęło. Przy kilkudziesięciu klientach to godziny pracy co miesiąc i ryzyko, że faktura zakupowa nie trafi do rozliczenia.
- Faktury klientów są w systemie Ministerstwa Finansów, a nie w skrzynce biura.
- Trzeba pilnować, które faktury są już pobrane i do którego miesiąca należą.
- Klient nie zawsze wie, jak nadać biuru uprawnienia.
Jak działa pobieranie faktur z KSeF w Rachunkowosci
- Klient nadaje biuru uprawnienia do odczytu faktur w KSeF. Program pokazuje mu instrukcję krok po kroku w portalu klienta.
- Program pobiera faktury zakupowe i sprzedażowe każdego klienta, dla którego biuro ma uprawnienia.
- Każda faktura trafia do karty klienta i do miesiąca rozliczeniowego, obok dokumentów wgranych przez klienta.
- Lista pokazuje, dla których klientów biuro ma aktywne uprawnienia, a dla których ich brakuje.
- Faktury z KSeF widać w statusie dokumentów na tablicy tygodnia i w archiwum firmy.
| Klient | Uprawnienia KSeF | Faktury zakupowe | Faktury sprzedażowe |
|---|---|---|---|
| Sklep internetowy, JDG | aktywne | 18 | 42 |
| Firma budowlana, s.c. | aktywne | 27 | 9 |
| Gabinet fizjoterapii | brak uprawnień | nie pobrano | nie pobrano |
Dane poglądowe
KSeF w biurze rachunkowym bez ręcznego pobierania
- Jedno miejsce na faktury wszystkich klientów, zamiast logowania do każdej firmy osobno.
- Faktury od razu w obiegu dokumentów księgowych, obok reszty dokumentów miesiąca.
- Mniej pytań do klienta o faktury zakupowe, które i tak są w KSeF.
- Dane z faktur gotowe do eksportu do programu księgowego w CSV i XML w planie Biuro Pro.
- Pobieranie z KSeF jest w każdym planie, od Start do Sieci biur.
Czy biuro musi zmieniać program księgowy z powodu KSeF?
Nie. Rachunkowosci działa obok programu księgowego: zbiera faktury z KSeF i od klienta, porządkuje je według klientów i miesięcy i przekazuje dalej (eksport CSV i XML w planie Biuro Pro). Program księgowy nadal księguje, a biuro ma jedno miejsce, w którym widzi, czy komplet faktur za miesiąc już jest.