Obieg dokumentów księgowych między klientem a biurem
Każdy dokument klienta trafia w jedno miejsce: do jego karty i do właściwego miesiąca. Biuro widzi, co już jest, czego brakuje i u kogo, zanim zbliży się termin.
Dokumenty przychodzą wszystkimi drogami naraz
Faktury w mailu, zdjęcia paragonów w komunikatorze, wyciągi w załączniku do innej wiadomości, a część dokumentów dopiero w dniu terminu. Księgowa szuka ich po skrzynkach i dzwoni do klientów, zamiast księgować.
- Nie wiadomo, czy klient przysłał już wszystko za dany miesiąc.
- Te same dokumenty przychodzą dwa razy, a innych nie ma wcale.
- Przed 20. i 25. dniem miesiąca biuro pracuje pod presją braków.
Elektroniczny obieg dokumentów księgowych w programie
Każdy klient ma kartę, a w niej miesiące. W każdym miesiącu widać dokumenty od klienta, faktury pobrane z KSeF i listę braków ustaloną przez biuro.
| Dokument | Źródło | Miesiąc | Stan |
|---|---|---|---|
| Faktura zakupowa, paliwo | KSeF | wrzesień 2026 | przyjęty |
| Wyciąg bankowy | portal klienta | wrzesień 2026 | przyjęty |
| Umowa najmu, aneks | portal klienta | wrzesień 2026 | do wyjaśnienia |
| Lista płac | brak | wrzesień 2026 | brakuje |
- Klient wgrywa dokumenty w portalu klienta z telefonu albo przeglądarki, a dokument od razu trafia do jego karty.
- Faktury zakupowe i sprzedażowe przychodzą z KSeF na podstawie uprawnień nadanych biuru.
- Lista braków pokazuje klientowi, czego biuro jeszcze potrzebuje za dany miesiąc.
- Przypomnienia o brakujących dokumentach wychodzą mailem w harmonogramie ustawionym przez biuro.
- Archiwum trzyma dokumenty każdej firmy według miesięcy, z wyszukiwaniem po kontrahencie, numerze i kwocie.
Obieg dokumentów, który kończy pogoń za brakami
- Status dokumentów każdej firmy widać na tablicy terminów i statusów, bez pytania klienta.
- Klient wie, czego brakuje, zanim zadzwonisz.
- Dokument ma jedno miejsce i jedną historię: kto go wgrał, kiedy i co z nim zrobiono.
- Dane z faktur odczytuje OCR faktur w planach Biuro i Biuro Pro.
- Dokumenty i dane eksportujesz do CSV i XML dla popularnych programów księgowych w planie Biuro Pro.
Czy klienci będą z tego korzystać?
Portal działa w przeglądarce, bez instalacji. Klient widzi tylko to, czego potrzebuje: listę braków, przycisk do wgrania dokumentu i kwoty do zapłaty. Dokumenty wysłane mailem biuro wgrywa do karty klienta tak samo, więc nic nie ginie w okresie przejściowym.