Przejdź do treści
Rachunkowosci

Program do zarządzania biurem rachunkowym: jak działa

Biuro zaczyna pracę w Rachunkowosci w czterech krokach. Pierwsze dwa robisz raz, dwa kolejne dzieją się co miesiąc same.

Sprawdź terminy swoich klientów
01Jak to działa

  1. Krok 1. Dodajesz klientów z arkusza albo po NIP

    Wgrywasz listę klientów z pliku CSV lub XLSX albo wpisujesz NIP pojedynczej firmy. Dane rejestrowe uzupełniają się same. Przy każdej firmie ustawiasz formę opodatkowania, okres VAT, ZUS, pracowników, VAT-UE, honorarium i opiekuna z zespołu.

    • Kolumny z arkusza przypisujesz do pól programu przy imporcie.
    • Terminy klienta powstają od razu po zapisaniu karty.
    • Klientów przypisujesz do księgowych i zespołów.

  2. Krok 2. Nadajesz biuru uprawnienia KSeF

    Klient nadaje biuru uprawnienia do odczytu faktur w KSeF, a program pokazuje mu, jak to zrobić. Od tej chwili faktury zakupowe i sprzedażowe klienta trafiają do jego karty i miesiąca. Lista uprawnień pokazuje, u których klientów jeszcze ich brakuje. Więcej w opisie KSeF w biurze rachunkowym.

  3. Krok 3. Klienci wgrywają dokumenty w portalu

    Każdy klient dostaje zaproszenie do portalu. Widzi w nim listę braków za miesiąc, wgrywa dokumenty z telefonu lub komputera i sprawdza kwoty do zapłaty. Przypomnienia o brakach wychodzą mailem w harmonogramie, który ustawiasz dla całego biura albo dla konkretnego klienta. Szczegóły w opisie portalu klienta.

  4. Krok 4. Zespół pracuje na tablicy tygodnia

    Tablica tygodnia pokazuje najbliższe terminy, status miesiąca każdej firmy i ryzyko tam, gdzie brakuje dokumentów przed terminem. Księgowa widzi swoich klientów, kierownik całe biuro. W planie Biuro i wyższych czas pracy zapisuje się jednym kliknięciem przy kliencie, a właściciel widzi rentowność i obciążenie zespołu.

02Przeniesienie z arkusza

Przejście z arkusza i poczty na program do zarządzania biurem

  • Lista klientów z arkusza wchodzi w całości przy imporcie, bez przepisywania.
  • Dokumenty przysłane jeszcze mailem wgrywasz do karty klienta, więc nic nie ginie w okresie przejściowym.
  • Klienci dostają portal stopniowo, w tempie, które ustali biuro.
  • W planie Sieć biur przeniesienie danych z arkuszy i obecnych systemów prowadzi opiekun wdrożenia.

Ile trwa uruchomienie programu w biurze?

Import listy klientów i ustawienie ich formy opodatkowania to praca na jedno popołudnie przy dobrze prowadzonym arkuszu. Uprawnienia KSeF i portal uruchamiasz potem klient po kliencie, a biuro od pierwszego dnia pracuje na terminach wyliczonych dla wszystkich firm.

Sprawdź terminy swoich klientów w kalendarzu księgowego
03Powiązane strony

Czytaj dalej