Program do zarządzania zadaniami w biurze rachunkowym: checklisty, terminy i zespół
Program do zarządzania zadaniami w biurze rachunkowym powinien sam wiedzieć, co trzeba zrobić dla każdej firmy w tym miesiącu. W Rachunkowosci zadania powstają z karty klienta: forma opodatkowania, okres VAT, ZUS i pracownicy wyznaczają terminy, checklisty zamknięcia miesiąca i to, kto z zespołu za co odpowiada. Właściciel biura widzi na jednej tablicy, które firmy są zamknięte, a które czekają na dokumenty.
Zadania biura żyją w pięciu miejscach naraz
Terminy są w kalendarzu właściciela, lista klientów w arkuszu, braki dokumentów w skrzynce mailowej, a to, kto co robi, w głowach księgowych. Ogólne narzędzia do zadań pomagają tylko częściowo, bo każde zadanie trzeba w nich wpisać ręcznie i co miesiąc odtworzyć od nowa.
Efekt widać zawsze w tych samych dniach: 15. i 20. miesiąca, gdy mijają terminy ZUS i zaliczek, a 25. JPK_V7. Wtedy wychodzi, że jedna firma nie przysłała wyciągu, druga zmieniła formę opodatkowania od stycznia, a trzecia była u osoby, która akurat jest na urlopie.
Zadania, które tworzą się z danych klienta
W zwykłym narzędziu do zadań budujesz listę ręcznie. Tutaj wpisujesz klienta raz, a program co miesiąc przygotowuje dla niego komplet pracy.
- Kalendarz terminów liczony z karty klienta: JPK_V7M i JPK_V7K, VAT-UE, ZUS DRA, zaliczki PIT i CIT, zaliczki od wynagrodzeń, PIT-4R i zeznania roczne, z przesunięciem na najbliższy dzień roboczy.
- Checklisty zamknięcia miesiąca i szablony zadań osobno dla KPiR, ryczałtu i pełnej księgowości (plan Biuro i wyższe).
- Status miesiąca dla każdej firmy: czeka na dokumenty, dokumenty kompletne, w księgowaniu, deklaracje wysłane, zamknięty.
- Tablica tygodnia z oznaczeniem ryzyka terminu, żeby zadanie zagrożone było widać kilka dni wcześniej, a nie w dniu terminu.
- Przypomnienia mailowe do klienta o brakujących dokumentach, w harmonogramie ustawionym przez biuro.
| Klient | Forma | Zadanie | Termin | Osoba | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| Kowalski Budownictwo | KPiR, VAT miesięczny | JPK_V7M za wrzesień | 26.10 | AK | w księgowaniu |
| Nowak Design | ryczałt, VAT kwartalny | ZUS DRA | 20.10 | MW | czeka na dokumenty |
| Delta sp. z o.o. | pełna księgowość | zaliczka CIT | 20.10 | AK | deklaracje wysłane |
| Pracownia Zielona | KPiR, pracownicy | PIT-4R i zaliczki od wynagrodzeń | 20.10 | JS | dokumenty kompletne |
Dane poglądowe
Od listy klientów do zamkniętego miesiąca w czterech krokach
1. Import klientów. Wgrywasz listę z CSV lub XLSX albo dodajesz firmy po NIP. Dla każdej ustawiasz formę opodatkowania, okres VAT, ZUS i pracowników.
2. Przypisanie osób. Każda firma dostaje osobę prowadzącą. Program od razu pokazuje, ile firm i ile zadań ma każda księgowa.
3. Miesiąc sam się otwiera. Pierwszego dnia miesiąca każda firma dostaje status „czeka na dokumenty”, swoje terminy i checklistę. Klient dostaje przypomnienie o brakach.
4. Zamknięcie i kontrola. Księgowa odhacza kroki checklisty i zmienia status. Właściciel widzi na tablicy, co jest zamknięte, a co wisi po terminie. W planie Biuro Pro deklaracja przechodzi przez zatwierdzenie w dwóch krokach, zanim trafi do klienta.
Mniej pilnowania, więcej zamkniętych firm
- Zadania nie giną przy zmianie w karcie klienta. Gdy klient przechodzi z ryczałtu na KPiR albo zatrudnia pierwszego pracownika, terminy i checklista zmieniają się same.
- Zastępstwo bez przekazywania notatek. Osoba przejmująca firmę widzi status, checklistę i historię kontaktów w jednym miejscu.
- Obciążenie zespołu widać w liczbach: kto ma ile firm, ile zadań po terminie i ile otwartych braków (plan Biuro i wyższe).
- Czas pracy zapisuje się na klienta i na zadanie jednym kliknięciem z listy, więc łatwo sprawdzić, która firma zjada więcej godzin, niż płaci w honorarium. Szczegóły na stronie o rozliczaniu czasu pracy w biurze rachunkowym.
- Mniej telefonów do klientów, bo lista braków i przypomnienia idą z programu, a klient wgrywa dokumenty przez portal klienta.
Arkusz, ogólne narzędzie do zadań czy program branżowy
Każde z tych rozwiązań działa, tylko przy różnej skali biura. Poniżej uczciwe zestawienie.
| Kryterium | Arkusz kalkulacyjny | Ogólne narzędzie do zadań (tablica kanban) | Rachunkowosci |
|---|---|---|---|
| Terminy podatkowe i ZUS | wpisywane ręcznie | wpisywane ręcznie albo przez szablon | liczone z karty klienta |
| Zmiana formy opodatkowania | trzeba pamiętać i poprawić | trzeba pamiętać i poprawić | terminy i checklista zmieniają się same |
| Checklista zamknięcia miesiąca | kolumny w arkuszu | szablon karty, kopiowany co miesiąc | osobna dla KPiR, ryczałtu i pełnej księgowości |
| Braki dokumentów od klienta | osobno, w mailu | osobno, w mailu | lista braków i przypomnienia z programu |
| Obciążenie i czas zespołu | brak | liczba kart na osobę | firmy, zadania po terminie, czas i rentowność |
| Koszt | w pakiecie biurowym | zwykle niski abonament na osobę | od 490 zł netto miesięcznie za biuro |
| Dla kogo | biuro jednoosobowe z kilkoma klientami | biuro, które ma czas budować własne szablony | biuro od kilkunastu firm i dwóch osób w górę |
Jeśli prowadzisz kilka firm sama, arkusz wystarczy. Gdy firm jest kilkadziesiąt, a księgowych kilka, koszt ręcznego pilnowania terminów zwykle przekracza cenę programu.
Jaki program do zarządzania zadaniami w biurze rachunkowym wybrać?
Najlepiej taki, który zna specyfikę biura: tworzy terminy z formy opodatkowania klienta, ma checklisty zamknięcia miesiąca i pokazuje status każdej firmy. Ogólne narzędzia do zadań wymagają ręcznego wpisywania terminów co miesiąc, więc sprawdzają się głównie w bardzo małych biurach.
Czy Trello albo Asana nadają się do biura rachunkowego?
Tak, ale jako tablica, którą trzeba samodzielnie zbudować i co miesiąc odtwarzać. Nie znają terminów JPK, ZUS ani zaliczek i nie wiedzą, że klient zmienił formę opodatkowania. W biurze z kilkudziesięcioma firmami ręczna obsługa tych zmian zaczyna zabierać więcej czasu niż samo narzędzie oszczędza.
Czy program do zadań zastępuje program księgowy?
Nie. Księgowanie, deklaracje i kadry dalej prowadzisz w swoim programie księgowym. Rachunkowosci porządkuje pracę wokół niego: terminy, statusy, dokumenty od klientów i czas zespołu. Dane i dokumenty eksportujesz do CSV i XML dla popularnych programów księgowych.
Ile kosztuje program do zarządzania biurem rachunkowym?
W Rachunkowosci cena zależy od liczby obsługiwanych firm, a nie od liczby stanowisk. Plan Start kosztuje 490 zł netto miesięcznie do 40 firm, plan Biuro 1 190 zł netto do 120 firm, a przy płatności rocznej płacisz za 10 miesięcy. Pełne porównanie jest w cenniku.
Jak podzielić zadania między księgowe w biurze rachunkowym?
Każda firma powinna mieć jedną osobę prowadzącą i jedną zastępującą, a podział warto liczyć złożonością klientów, nie ich liczbą. W programie przypisujesz osobę w karcie klienta, a tablica obciążenia pokazuje, czy ktoś nie ma za dużo zadań po terminie. Więcej w artykule o organizacji pracy w biurze rachunkowym.
Czy to się opłaci przy moim biurze?
Policz jedną rzecz: ile godzin w miesiącu zespół spędza na sprawdzaniu, kto co zrobił, szukaniu braków i dopytywaniu klientów. Jeśli to więcej niż kilka godzin, abonament zwraca się na samym pilnowaniu terminów. Konto zakładasz w kilka minut i od razu importujesz listę klientów.