Alternatywa dla Saldeo dla biura rachunkowego: Rachunkowosci a SaldeoSMART
Jeśli szukasz alternatywy dla Saldeo, najpierw nazwij, co ma rozwiązać nowy program. SaldeoSMART wyrósł z obiegu dokumentów i odczytu faktur, a zarządzanie pracą biura jest w nim jednym z modułów. Rachunkowosci zaczyna od drugiej strony: od klientów, terminów i statusu miesiąca każdej firmy, a dokumenty, KSeF i OCR dokłada do tej tablicy. Dla biura, które traci czas na pilnowanie, kto co zamknął, to jest właściwa kolejność.
Krótka odpowiedź dla właściciela biura
Zostań przy SaldeoSMART, jeśli Twoim głównym kosztem jest ręczne wprowadzanie dokumentów i dekretacja, a klienci akceptują faktury w obiegu po swojej stronie. Wybierz Rachunkowosci, jeśli dokumenty jakoś spływają, a biuro gubi się w terminach, brakach i podziale pracy między księgowe. Rachunkowosci liczy terminy JPK, ZUS i zaliczek z karty klienta, prowadzi status miesiąca dla każdej firmy i pokazuje obciążenie zespołu, a cenę ustala według liczby obsługiwanych firm.
Najczęstsze powody zmiany, które słyszymy od biur
Biura rzadko zmieniają system dlatego, że coś w nim nie działa. Zwykle zmienia się samo biuro: dochodzi druga i trzecia księgowa, klientów jest 60 zamiast 20, a właściciel przestaje widzieć, co się dzieje w danym tygodniu.
- Terminy żyją poza systemem dokumentów. Kalendarz JPK_V7, ZUS DRA i zaliczek jest w arkuszu albo w głowie właściciela, a system dokumentów nie wie, że klient przeszedł z ryczałtu na KPiR.
- Nie widać statusu miesiąca firmy. Wiadomo, że dokumenty wpłynęły, ale nie wiadomo, czy firma jest już zaksięgowana, czy deklaracja poszła i czy klient dostał kwotę do zapłaty.
- Koszt rośnie z liczbą stron. Model oparty na kredytach OCR jest uczciwy przy małym wolumenie, ale przy klientach z setkami kosztów miesięcznie trudniej przewidzieć rachunek.
- Brakuje liczb o zespole. Właściciel chce wiedzieć, kto ma ile firm, ile zadań po terminie i który klient zjada więcej godzin, niż płaci w honorarium.
Jeśli żaden z tych punktów Cię nie dotyczy, zmiana programu raczej się nie opłaci. Jeśli dotyczą Cię dwa albo trzy, czytaj dalej.
Rachunkowosci a SaldeoSMART: porównanie funkcji i cen
Zestawienie opiera się na publicznym cenniku i opisie pakietów SaldeoSMART dla biur rachunkowych. Tam, gdzie Saldeo jest mocniejsze, piszemy to wprost.
| Kryterium | SaldeoSMART | Rachunkowosci |
|---|---|---|
| Od czego wyszedł produkt | obieg dokumentów, OCR i dekretacja | terminy, statusy miesiąca i organizacja pracy biura |
| Cena wejścia | od 259 zł netto miesięcznie (pakiet Asystent księgowego) | 490 zł netto miesięcznie za plan Start do 40 firm |
| Pakiety wyższe | Specjalista biura od 379 zł, Ekspert biura od 739 zł netto miesięcznie | Biuro 1 190 zł do 120 firm, Biuro Pro 2 490 zł do 300 firm netto miesięcznie |
| Model rozliczenia | pakiet plus kredyty (1 kredyt to 1 strona odczytu) | liczba obsługiwanych firm, OCR w limicie planu (3 000 lub 10 000 stron) |
| KSeF | pobieranie i wysyłka faktur w pakietach | pobieranie faktur klientów z KSeF we wszystkich planach |
| Odczyt faktur OCR | mocna strona produktu, rozbudowana dekretacja | odczyt sprzedawcy, NIP, dat i kwot z PDF i zdjęć od planu Biuro |
| Terminy podatkowe i ZUS | zadania cykliczne ustawiane w systemie | liczone automatycznie z formy opodatkowania, okresu VAT, ZUS i pracowników klienta |
| Status miesiąca firmy | przez zadania i obieg dokumentów | pięć statusów dla każdej firmy na jednej tablicy |
| Obieg z akceptacją po stronie klienta | tak, w pakiecie Ekspert biura | nie, akceptacja dwuetapowa jest po stronie biura (Biuro Pro) |
| Czas pracy i rentowność klienta | nie jest głównym obszarem produktu | ewidencja czasu na klienta i zadanie, honorarium zestawione z czasem (od planu Biuro) |
| Faktury dla klientów biura | wystawianie w systemie | zestawienie do faktury za usługi biura (Biuro Pro), faktury wystawiasz w swoim programie |
| Dla kogo najlepiej | biuro z dużym wolumenem dokumentów do odczytu i dekretacji | biuro od 2 osób i kilkunastu firm, które chce panować nad terminami i zespołem |
Cennik SaldeoSMART znajdziesz na stronie producenta. Ceny obu programów są cenami netto, do których dolicza się 23% VAT.
Co zmienia się w pracy biura z Rachunkowosci
- Wpisujesz klienta raz, a terminy JPK_V7M lub JPK_V7K, VAT-UE, ZUS DRA, zaliczek PIT i CIT oraz PIT-4R tworzą się same, z przesunięciem na najbliższy dzień roboczy. Szczegóły są na stronie kalendarz księgowego.
- Pierwszego dnia miesiąca każda firma dostaje status „czeka na dokumenty”, a klient przypomnienie o brakach. Status zmienia się aż do „zamknięty”, więc tablica pokazuje stan całego biura bez dopytywania zespołu.
- Checklisty zamknięcia miesiąca są osobne dla KPiR, ryczałtu i pełnej księgowości. Zmiana formy opodatkowania klienta zmienia też jego checklistę i terminy.
- Klient wgrywa dokumenty przez portal klienta z telefonu albo przeglądarki i widzi, czego jeszcze brakuje.
- Faktury klientów pobierasz z KSeF na podstawie uprawnień nadanych biuru. Więcej na stronie KSeF w biurze rachunkowym.
- Od planu Biuro widzisz obciążenie zespołu i rentowność klienta: honorarium obok czasu, który firma faktycznie zajmuje.
Przejście z Saldeo w czterech krokach
1. Eksport listy klientów. Wyciągasz listę firm z NIP do arkusza z obecnego systemu albo z programu księgowego i wgrywasz ją jako CSV lub XLSX.
2. Uzupełnienie kart klientów. Dla każdej firmy ustawiasz formę opodatkowania, okres VAT, ZUS i pracowników. Od tego momentu program liczy terminy.
3. Podział pracy. Przypisujesz osobę prowadzącą do każdej firmy i od razu widzisz, ile firm i zadań ma każda księgowa.
4. Otwarcie miesiąca. Pierwszy miesiąc warto prowadzić równolegle: dokumenty z bieżącego miesiąca idą już przez portal klienta, a archiwum zostaje w dotychczasowym systemie do końca umowy.
Większość biur robi kroki 1 do 3 w jedno popołudnie. Najdłużej trwa zwykle zebranie od klientów informacji o pracownikach i okresie VAT, jeśli nie było ich wcześniej w jednym miejscu.
Co zamiast Saldeo dla biura rachunkowego?
To zależy od tego, co chcesz poprawić. Jeśli chodzi o odczyt i dekretację dokumentów, alternatywą są inne systemy obiegu dokumentów z OCR. Jeśli chodzi o terminy, statusy firm i podział pracy, lepiej sprawdzi się program do zarządzania biurem rachunkowym, taki jak Rachunkowosci, który stoi obok programu księgowego.
Ile kosztuje Saldeo dla biura rachunkowego?
Według cennika producenta pakiety dla biur rachunkowych kosztują od 259 zł netto miesięcznie (Asystent księgowego), od 379 zł (Specjalista biura) i od 739 zł (Ekspert biura). Odczyt dokumentów rozliczany jest w kredytach, gdzie jeden kredyt to jedna strona. Rachunkowosci kosztuje od 490 zł netto miesięcznie do 40 firm.
Czy Saldeo jest programem księgowym?
Nie. SaldeoSMART to system do obiegu dokumentów, odczytu faktur i współpracy z klientem, który przekazuje dane do programu księgowego. Rachunkowosci także nie zastępuje programu księgowego: porządkuje terminy, statusy, dokumenty i czas zespołu, a księgowanie i deklaracje zostają w Twoim programie.
Czy można używać Saldeo i Rachunkowosci jednocześnie?
Tak, niektóre biura tak pracują. Dokumenty i dekretacja zostają w Saldeo, a terminy, statusy miesiąca, checklisty i czas zespołu prowadzą w Rachunkowosci. Przy takim podziale płacisz za dwa programy, więc warto policzyć, czy portal klienta i OCR w Rachunkowosci nie wystarczą Twoim klientom.
Ile trwa przejście na inny program w biurze rachunkowym?
Import listy klientów i ustawienie kart firm zajmuje zwykle jedno popołudnie przy kilkudziesięciu firmach. Najbezpieczniej zmieniać system od początku miesiąca i przez jeden okres pracować równolegle, żeby archiwum dokumentów zostało dostępne w starym systemie do końca umowy.
Czy zmiana się opłaci?
Policz godziny, które zespół spędza co miesiąc na sprawdzaniu, która firma jest zamknięta, na szukaniu braków i na pilnowaniu terminów po zmianach u klientów. Jeśli to więcej niż kilka godzin miesięcznie, plan Start zwraca się na samym pilnowaniu terminów. Konto zakładasz w kilka minut i od razu importujesz listę klientów.