Jak założyć biuro rachunkowe: wymagania, formalności i pierwsze narzędzia

Jak założyć biuro rachunkowe, żeby od pierwszego klienta działało w sposób uporządkowany i bezpieczny? Formalności są dziś prostsze niż kiedyś, bo od deregulacji zawodu nie trzeba zdawać egzaminu ani uzyskiwać certyfikatu. Nie oznacza to jednak, że wymagań nie ma. W tym wpisie przechodzimy przez warunki prawne, wybór formy działalności, rejestrację, umowy z klientami, pierwsze narzędzia i obowiązki wynikające z RODO.

Wymagania prawne: kto może prowadzić biuro rachunkowe

Do 2014 roku usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych wymagało certyfikatu księgowego wydawanego przez Ministra Finansów albo uprawnień biegłego rewidenta czy doradcy podatkowego. Ustawa o ułatwieniu wykonywania działalności gospodarczej z 2014 roku zniosła ten obowiązek i od tego czasu certyfikat nie jest wymagany. Ustawa o rachunkowości nadal stawia jednak warunki osobom, które prowadzą księgi usługowo. Muszą mieć pełną zdolność do czynności prawnych i nie mogą być prawomocnie skazane za określone przestępstwa, w tym przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwa skarbowe oraz przestępstwa z ustawy o rachunkowości. Przy spółce warunki te dotyczą osób, które w jej imieniu kierują działalnością albo prowadzą księgi.

• Pełna zdolność do czynności prawnych.
• Niekaralność za przestępstwa wskazane w ustawie o rachunkowości.
• Obowiązkowe ubezpieczenie OC zawarte przed rozpoczęciem działalności.
• Brak wymogu certyfikatu, egzaminu ani określonego wykształcenia, choć wiedza i doświadczenie decydują o jakości usług.

Obowiązkowe ubezpieczenie OC przed pierwszym klientem

Biuro rachunkowe musi mieć ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy usługowym prowadzeniu ksiąg. Umowę zawiera się najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie działalności, a minimalną sumę gwarancyjną określa rozporządzenie Ministra Finansów. Przy wyborze polisy nie kieruj się wyłącznie składką: przeczytaj wyłączenia, sprawdź, czy ubezpieczenie obejmuje kadry i płace, utratę dokumentów i naruszenie danych, i dobierz sumę gwarancyjną do klientów, których planujesz obsługiwać. Szczegółowo opisujemy to we wpisie o OC biura rachunkowego.

• Zawrzyj polisę przed podpisaniem pierwszej umowy z klientem.
• Sprawdź zakres ochrony dla czynności kadrowo płacowych.
• Zaplanuj podniesienie sumy gwarancyjnej, gdy przybędzie klientów z pełną księgowością.

Forma działalności, rejestracja i kod PKD

Większość biur zaczyna jako jednoosobowa działalność gospodarcza zarejestrowana w CEIDG. To najprostsza forma: rejestracja jest bezpłatna, a księgowość własnej firmy nie wymaga dużego nakładu pracy. Przy kilku wspólnikach albo planach szybkiego wzrostu warto rozważyć spółkę, na przykład spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, która ogranicza osobistą odpowiedzialność za zobowiązania firmy, ale wymaga pełnej księgowości i ma inne zasady opodatkowania. Przy rejestracji wskazujesz kod PKD 69.20.Z, który obejmuje działalność rachunkowo księgową i doradztwo podatkowe, a w razie wątpliwości co do klasyfikacji warto sprawdzić aktualną wersję PKD w CEIDG. Jednocześnie wybierasz formę opodatkowania własnych dochodów i decydujesz o VAT: samo prowadzenie ksiąg pozwala korzystać ze zwolnienia podmiotowego do ustawowego limitu sprzedaży, ale usługi doradztwa, w tym doradztwa podatkowego, są z tego zwolnienia wyłączone. Przed rejestracją sprawdź aktualny limit i zakres wyłączeń, bo decyzja o VAT zależy od tego, jakie usługi faktycznie będziesz świadczyć.

• Wybierz formę prawną: jednoosobowa działalność albo spółka.
• Wpisz PKD 69.20.Z jako przeważającą działalność.
• Wybierz formę opodatkowania dochodów biura.
• Zdecyduj o VAT: zwolnienie podmiotowe albo rejestracja jako czynny podatnik.
• Załóż rachunek firmowy i zgłoś go do właściwego rejestru.

Umowa z klientem i zasady współpracy

Umowa o prowadzenie ksiąg to najważniejszy dokument biura. Chroni obie strony i rozstrzyga większość sporów, zanim do nich dojdzie. Powinna jasno określać zakres usług, terminy dostarczania dokumentów przez klienta, odpowiedzialność biura, zasady zmiany wynagrodzenia i sposób zakończenia współpracy, w tym przekazania dokumentacji. Do umowy dołącz umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych i pełnomocnictwa potrzebne do składania deklaracji. Cenę ustal na podstawie rachunku, a nie ceny sąsiedniego biura, o czym piszemy we wpisie o wycenie usług księgowych.

• Zakres usług: jaka ewidencja, jakie deklaracje, czy kadry i płace są w cenie.
• Termin, do którego klient przekazuje dokumenty za miesiąc.
• Zasady zmiany wynagrodzenia przy wzroście liczby dokumentów i pracowników.
• Okres wypowiedzenia i sposób przekazania dokumentacji po zakończeniu współpracy.
• Pełnomocnictwa do urzędu skarbowego i ZUS oraz uprawnienia w KSeF.

Pierwsze narzędzia w nowym biurze

Nowe biuro potrzebuje programu księgowego, w którym prowadzi ewidencje, ale to nie wystarczy do zarządzania pracą. Już przy kilkunastu klientach trudno pamiętać, kto rozlicza VAT miesięcznie, a kto kwartalnie, u kogo brakuje wyciągu i kto zatrudnia pracowników. Dlatego od początku warto mieć jedno miejsce, które łączy listę klientów z formą opodatkowania, kalendarz terminów i obieg dokumentów. Program dla biura rachunkowego Rachunkowosci wylicza terminy każdej firmy z jej danych, pokazuje status miesiąca, zbiera dokumenty przez portal klienta, pobiera faktury z KSeF i odczytuje faktury papierowe przez OCR. Plan Start obejmuje do 40 obsługiwanych firm i 3 osoby w zespole, więc pasuje do biura, które dopiero rusza.

• Program księgowy do prowadzenia ewidencji.
• System do zarządzania biurem: lista klientów, terminy, statusy, dokumenty.
• Jeden kanał przyjmowania dokumentów od klientów zamiast maila i komunikatorów.
• Dostęp do KSeF i pełnomocnictwa do e-Urzędu Skarbowego oraz PUE ZUS.
• Kopie zapasowe i szyfrowane urządzenia.

RODO w biurze rachunkowym

Biuro przetwarza dużo danych osobowych: dane właścicieli firm, pracowników klientów, kontrahentów widocznych na fakturach. W relacji z klientem, dla którego prowadzi kadry i płace, biuro zwykle działa jako podmiot przetwarzający, dlatego potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania danych. Dla danych własnych klientów i pracowników biuro jest administratorem. Przed startem przygotuj dokumentację: rejestr czynności przetwarzania, zasady nadawania uprawnień, procedurę postępowania przy naruszeniu danych i klauzule informacyjne. Równie ważne są praktyki: dokumenty nie powinny krążyć po prywatnych skrzynkach, a każdy pracownik powinien mieć dostęp tylko do tych klientów, których obsługuje. W programie Rachunkowosci służą temu role i uprawnienia oraz dziennik zdarzeń, a o zabezpieczeniach piszemy na stronie bezpieczeństwo.

• Umowa powierzenia przetwarzania danych z każdym klientem, którego dane pracowników przetwarzasz.
• Rejestr czynności przetwarzania i procedura zgłaszania naruszeń.
• Dostęp pracowników ograniczony do przypisanych klientów.
• Dokumenty przyjmowane jednym, zabezpieczonym kanałem.

Pierwsze miesiące działalności

Pierwszych klientów zdobywa się zwykle z poleceń i kontaktów z poprzedniej pracy. Każdego nowego klienta wdrażaj według tej samej listy kroków: dane firmy i forma opodatkowania, pełnomocnictwa, uprawnienia w KSeF, termin dostarczania dokumentów, dostęp do portalu klienta. Mierz czas pracy od pierwszego dnia, żeby po kilku miesiącach wiedzieć, którzy klienci są rentowni. Uporządkowany start oszczędza wiele pracy później, gdy biuro rośnie i przyjmuje kolejnych ludzi do zespołu.

• Stała lista kroków przy przyjęciu każdej nowej firmy.
• Ewidencja czasu pracy od pierwszego klienta.
• Przegląd cen po pierwszym zamkniętym roku.