Wycena usług księgowych: jak ustalić cennik i sprawdzić rentowność klienta

Od czego zależy cena obsługi księgowej

Cena powinna odzwierciedlać pracę, którą biuro wykonuje, i ryzyko, które bierze na siebie. Dwie firmy z tą samą liczbą faktur mogą wymagać zupełnie innego nakładu pracy, jeśli jedna jest na ryczałcie bez VAT, a druga to spółka z pełną księgowością i rozliczeniami z kontrahentami zagranicznymi. Dlatego cennik oparty wyłącznie na liczbie dokumentów prędzej czy później przestaje się bronić. Lepiej zbudować go z kilku składników, które razem opisują realny zakres pracy.

• Forma opodatkowania i rodzaj ewidencji: ryczałt, KPiR, pełna księgowość, spółka osobowa albo kapitałowa.
• Liczba dokumentów w miesiącu, liczona łącznie z fakturami sprzedaży, zakupu i dokumentami bankowymi.
• Status VAT i okres rozliczeniowy: czynny podatnik VAT, JPK_V7M albo JPK_V7K, zwolnienie z VAT.
• Rozliczenia VAT-UE, import usług, WNT i WDT, które wymagają dodatkowej informacji podsumowującej i większej uwagi.
• Liczba pracowników i zleceniobiorców, czyli listy płac, ZUS DRA, PIT-4R i deklaracje roczne.
• Dodatkowe obowiązki: środki trwałe, sprawozdanie finansowe, JPK_CIT, rozliczenie ulg, reprezentacja przy kontroli.

Jak zbudować cennik biura krok po kroku

Dobry cennik jest prosty dla klienta i dokładny dla biura. Zacznij od stawki bazowej dla każdej formy opodatkowania, która obejmuje ustalony pakiet dokumentów. Do tego dodaj dopłaty za każdą kolejną porcję dokumentów, za każdego pracownika i za rozliczenia zagraniczne. Na koniec opisz, co jest usługą dodatkową, rozliczaną osobno: reprezentacja przy kontroli, zaświadczenia, sprawozdanie finansowe, wnioski kredytowe. Tak zbudowany cennik pozwala wycenić nową firmę w kilka minut i łatwo wytłumaczyć klientowi, dlaczego jego cena rośnie, gdy rośnie firma.

• Stawka bazowa zależna od formy opodatkowania i rodzaju ewidencji.
• Pakiet dokumentów w cenie bazowej i dopłata za każdą kolejną porcję.
• Stała dopłata za każdego pracownika i zleceniobiorcę.
• Dopłata za rozliczenia VAT-UE i transakcje zagraniczne.
• Lista usług dodatkowych z ceną albo stawką godzinową.
• Zapis w umowie o zasadach zmiany ceny, o czym piszemy szerzej we wpisie o umowie z biurem rachunkowym.

Jak policzyć rentowność klienta czasem zespołu

Cennik mówi, ile klient płaci. Rentowność mówi, ile biuro na nim zarabia, a do tego potrzebny jest czas pracy. Rachunek jest prosty: honorarium dzielisz przez liczbę godzin, które zespół poświęca na obsługę firmy w miesiącu, i porównujesz wynik z kosztem godziny pracy w biurze. Koszt godziny to suma wynagrodzeń, czynszu, oprogramowania, ubezpieczenia i innych kosztów stałych, podzielona przez liczbę godzin, które zespół realnie przepracowuje dla klientów. Liczy się czas na księgowanie, ale też na dopytywanie o brakujące dokumenty, odpowiadanie na maile i korekty, bo to właśnie on najczęściej zjada marżę.

• Honorarium miesięczne klienta podzielone przez czas jego obsługi daje przychód na godzinę.
• Koszt godziny pracy biura to koszty miesięczne podzielone przez godziny przepracowane dla klientów.
• Różnica między tymi liczbami pokazuje, czy klient przynosi zysk, czy biuro do niego dopłaca.

Rachunek na liczbach

Załóżmy honorarium 600 zł netto miesięcznie i 5 godzin pracy zespołu na obsługę tej firmy w miesiącu. Przychód na godzinę wynosi wtedy 120 zł. Załóżmy dalej, że koszt godziny pracy biura to 90 zł. Na tej firmie biuro zarabia 30 zł na każdej godzinie, czyli 150 zł miesięcznie. Teraz załóżmy, że u tej samej firmy przybyło dokumentów, pojawił się pracownik i kilka transakcji z kontrahentami z Unii, a czas obsługi wzrósł do 8 godzin. Przy niezmienionym honorarium przychód na godzinę spada do 75 zł, poniżej kosztu godziny. Biuro dopłaca wtedy 15 zł do każdej godziny, czyli 120 zł miesięcznie, choć na fakturze nic się nie zmieniło. Właśnie tak powstają nierentowni klienci: nie w dniu podpisania umowy, tylko stopniowo, gdy firma rośnie, a cena stoi w miejscu.

Żeby ten rachunek był wiarygodny, czas musi być mierzony, a nie szacowany. Rozliczenie pracy zespołu w programie Rachunkowosci łączy ewidencję czasu pracy z honorarium każdej firmy i pokazuje rentowność klienta bez ręcznego liczenia w arkuszu.

Kiedy przeliczyć umowę z klientem

Przegląd cen warto robić co najmniej raz w roku, najlepiej po zamknięciu roku podatkowego, gdy wiadomo, ile pracy wymagał każdy klient. Są też sygnały, które uzasadniają rozmowę w trakcie roku. Rozmowę o zmianie ceny najłatwiej prowadzić na liczbach: pokazać klientowi, jak zmieniła się liczba dokumentów, pracowników i rozliczeń, i jak przekłada się to na czas pracy. Klient, który widzi, że jego firma urosła, zwykle rozumie, że obsługa kosztuje więcej.

• Czas obsługi klienta przez kilka miesięcy z rzędu przekracza założenia z wyceny.
• Klient zmienił formę opodatkowania, na przykład przeszedł z ryczałtu na pełną księgowość albo założył spółkę.
• Pojawili się pracownicy, rozliczenia VAT-UE albo import usług.
• Klient regularnie dostarcza dokumenty po terminie, co wymaga pracy w nadgodzinach.
• Zmieniły się przepisy i obsługa wymaga więcej czynności niż wcześniej.

Najczęstsze błędy przy wycenie usług księgowych

Najczęstszy błąd to wycena pod konkurencję: ustalenie ceny niższej niż sąsiednie biuro, bez policzenia własnych kosztów. Drugi to cena ryczałtowa bez żadnych progów, która nie reaguje na wzrost firmy. Trzeci to brak rozróżnienia usług podstawowych i dodatkowych, przez co biuro robi za darmo rzeczy, za które klient byłby gotów zapłacić. Czwarty to brak pomiaru czasu, przez co nie wiadomo, którzy klienci są nierentowni. Każdy z tych błędów da się naprawić, ale wymaga danych: listy klientów z formą opodatkowania, liczby dokumentów i czasu pracy. Warto zadbać o nie od pierwszego dnia, także gdy dopiero zakładasz biuro rachunkowe.

• Cena ustalona pod konkurencję, bez rachunku kosztów własnych.
• Brak progów dokumentów i dopłat za pracowników.
• Usługi dodatkowe wykonywane w ramach stałego honorarium.
• Brak pomiaru czasu i przeglądu rentowności.