Terminy płatności podatków: miesięczna ściąga dla biura rachunkowego
Terminy płatności podatków wyznaczają rytm każdego biura rachunkowego. Dwudziesty i dwudziesty piąty dzień miesiąca wracają co cztery tygodnie, a do tego dochodzą kwartały, rozliczenia roczne i przesunięcia wynikające z weekendów i świąt. Poniżej zebraliśmy terminy, które biuro obsługujące małe i średnie firmy musi pilnować co miesiąc i co rok, razem z krótkim komentarzem, na co zwracać uwagę przy każdej formie opodatkowania. Ściąga opisuje zasady ogólne, więc przy nietypowych sytuacjach klienta zawsze warto sprawdzić aktualny stan przepisów.
Miesiąc w pigułce: dwa kluczowe dni
Większość obowiązków skupia się wokół dwóch dat. Do 20. dnia miesiąca płacone są składki ZUS i zaliczki na podatek dochodowy, zarówno przedsiębiorców, jak i te pobrane od wynagrodzeń. Do 25. dnia miesiąca składane są pliki JPK_V7, płacony jest VAT i składana informacja podsumowująca VAT-UE. Oznacza to, że dokumenty klientów muszą być w biurze na tyle wcześnie, żeby do 20. policzyć wynagrodzenia, składki i dochód, a potem jeszcze sprawdzić ewidencję VAT. Dlatego tak ważny jest termin dostarczania dokumentów zapisany w umowie, o którym piszemy w tekście o tym, jak skonstruować umowę z biurem rachunkowym.
| Termin | Co | Kogo dotyczy |
|---|---|---|
| do 20. dnia miesiąca | deklaracja ZUS DRA i składki za poprzedni miesiąc | przedsiębiorcy (JDG) i spółki jako płatnicy składek |
| do 20. dnia miesiąca | zaliczka na PIT za poprzedni miesiąc | przedsiębiorcy rozliczający się skalą, liniowo lub ryczałtem, przy wyborze wpłat miesięcznych |
| do 20. dnia miesiąca | zaliczka na CIT za poprzedni miesiąc | spółki kapitałowe i inni podatnicy CIT, przy wpłatach miesięcznych |
| do 20. dnia miesiąca | zaliczki na PIT pobrane od wynagrodzeń (rozliczane w PIT-4R) | pracodawcy i zleceniodawcy jako płatnicy |
| do 25. dnia miesiąca | JPK_V7M i zapłata VAT | czynni podatnicy VAT rozliczający się miesięcznie |
| do 25. dnia miesiąca | JPK_V7K: część ewidencyjna za pierwszy i drugi miesiąc kwartału | czynni podatnicy VAT rozliczający się kwartalnie |
| do 25. dnia po kwartale | JPK_V7K z deklaracją i zapłata VAT za kwartał | czynni podatnicy VAT rozliczający się kwartalnie |
| do 25. dnia miesiąca | informacja podsumowująca VAT-UE | podatnicy z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi |
ZUS DRA i składki do 20.
Termin składania deklaracji rozliczeniowej i opłacania składek jest dziś jednolity dla przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność i dla spółek: dokumenty i przelew za dany miesiąc przygotowuje się do 20. dnia miesiąca następnego. Osobny, wcześniejszy termin dotyczy jednostek budżetowych, których biuro zwykle nie obsługuje. Przy przedsiębiorcy trzeba pamiętać, że składka zdrowotna zależy od formy opodatkowania, więc zmiana formy od nowego roku albo przekroczenie progu przychodów przy ryczałcie zmienia kwotę do zapłaty. Warto też pilnować zgłoszeń i wyrejestrowań pracowników, bo zaległe zgłoszenie potrafi zablokować poprawną DRA. W biurze dobrze sprawdza się zasada, że kwota składek trafia do klienta najpóźniej kilka dni przed 20., razem z numerem rachunku składkowego, żeby przelew nie wyszedł w ostatniej chwili.
- Deklaracja i składki za miesiąc do 20. dnia następnego miesiąca.
- Składka zdrowotna liczona według formy opodatkowania klienta.
- Kwoty do zapłaty przekazane klientowi z kilkudniowym zapasem.
Zaliczki na PIT, CIT i PIT-4R do 20.
Zaliczki przedsiębiorców na podatek dochodowy od osób fizycznych, niezależnie od tego, czy firma rozlicza się według skali, podatkiem liniowym czy ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, wpłaca się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który są należne. Przy wyborze wpłat kwartalnych termin przypada na 20. dzień miesiąca po kwartale. Tak samo wygląda to w CIT: zaliczka miesięczna do 20. dnia następnego miesiąca, kwartalna u małych podatników i rozpoczynających działalność do 20. po kwartale. Do 20. płatnik przekazuje też zaliczki pobrane od wynagrodzeń pracowników i zleceniobiorców, które potem wykazuje w rocznej deklaracji PIT-4R. W grudniu kwota zaliczek od wynagrodzeń jest przekazywana do 20. stycznia, jak w każdym innym miesiącu.
- Zaliczka PIT przedsiębiorcy: do 20. za miesiąc albo do 20. po kwartale.
- Zaliczka CIT: do 20. za miesiąc albo kwartał, zależnie od wybranego sposobu.
- Podatek pobrany od wynagrodzeń: do 20. miesiąca po wypłacie.
JPK_V7M, JPK_V7K i VAT-UE do 25.
Podatnik rozliczający VAT miesięcznie składa JPK_V7M, czyli ewidencję razem z deklaracją, i płaci podatek do 25. dnia miesiąca następnego. Przy rozliczeniu kwartalnym obowiązuje JPK_V7K: za pierwszy i drugi miesiąc kwartału do 25. dnia następnego miesiąca składa się tylko część ewidencyjną, a za trzeci miesiąc ewidencję razem z deklaracją za cały kwartał, także do 25. dnia po zakończeniu kwartału. Wtedy też płaci się VAT za kwartał. Informację podsumowującą VAT-UE, obejmującą wewnątrzwspólnotowe dostawy, nabycia i świadczenie usług, składa się za okresy miesięczne do 25. dnia miesiąca następnego, również wtedy, gdy podatnik rozlicza VAT kwartalnie. To częsta pułapka: klient na JPK_V7K myśli, że skoro VAT płaci co kwartał, to i VAT-UE może poczekać. Przy JPK warto też pamiętać o KSeF: faktury pobrane z krajowego systemu przyspieszają kompletowanie ewidencji, a nasz moduł KSeF dla biur rachunkowych zbiera je przy firmie klienta.
- JPK_V7M: ewidencja, deklaracja i zapłata do 25. następnego miesiąca.
- JPK_V7K: co miesiąc ewidencja, deklaracja i zapłata do 25. po kwartale.
- VAT-UE: zawsze za miesiąc, do 25. następnego miesiąca.
Terminy roczne: od stycznia do końca marca i kwietnia
Rozliczenia roczne kumulują się w pierwszym półroczu. Deklarację PIT-4R za poprzedni rok płatnik składa do końca stycznia, a informacje PIT-11 dla pracowników i zleceniobiorców przesyła do urzędu skarbowego także do końca stycznia, natomiast podatnikowi przekazuje je do końca lutego. Zeznania przedsiębiorców PIT-36, PIT-36L oraz PIT-28 dla ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych składa się do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym i w tym samym terminie dopłaca podatek. W CIT zeznanie CIT-8 składa się do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego, więc przy roku kalendarzowym jest to koniec marca, a przy roku obrotowym innym niż kalendarzowy termin przesuwa się odpowiednio. Na ten sam czas przypada zamknięcie ksiąg i praca nad sprawozdaniem finansowym, dlatego biura planują sezon roczny z wyprzedzeniem i dzielą klientów na partie.
- PIT-4R i PIT-11 do urzędu: do końca stycznia.
- PIT-36, PIT-36L i PIT-28: do 30 kwietnia.
- CIT-8: do końca trzeciego miesiąca po roku podatkowym.
Weekend i święto przesuwają termin
Ordynacja podatkowa przewiduje, że jeśli ostatni dzień terminu przypada na sobotę albo dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa następnego dnia, który nie jest sobotą ani dniem wolnym. W praktyce 20. przypadające w sobotę daje termin w poniedziałek, a 25. przypadające na Boże Narodzenie przesuwa się na pierwszy dzień roboczy po świętach. Ta sama zasada działa przy składkach ZUS i terminach rocznych, na przykład 30 kwietnia wypadający w weekend. Mimo to biuro nie powinno planować pracy pod przesunięty termin, bo przesunięcie dotyczy ostatniego dnia, a nie dostępności klienta, który w długi weekend nie odbiera telefonu. Bezpieczniej traktować przesunięcie jako rezerwę na wypadek problemów z systemami, a nie jako dodatkowy czas.
- Termin w sobotę lub święto przechodzi na najbliższy dzień roboczy.
- Zasada obejmuje podatki, deklaracje i składki.
- Przesunięcie to rezerwa, nie plan pracy.
Jak nie zgubić żadnego terminu przy wielu firmach
Przy kilkudziesięciu obsługiwanych firmach problemem nie jest znajomość terminów, tylko to, że każda firma ma inną kombinację obowiązków: jedna jest na JPK_V7M i ma pracowników, druga na JPK_V7K, trzecia płaci CIT kwartalnie i składa VAT-UE. Ręczny arkusz szybko przestaje odpowiadać rzeczywistości. W Rachunkowosci terminy wylicza się z danych klienta: forma opodatkowania, okres VAT, zatrudnienie i transakcje unijne wyznaczają listę obowiązków w kalendarzu księgowego, z uwzględnieniem przesunięć na dzień roboczy. Każdy obowiązek ma swój status, a widok terminów i statusów pokazuje, które firmy są gotowe, które czekają na dokumenty, a które na zatwierdzenie. Klient widzi w portalu kwoty do zapłaty, a o brakujących dokumentach dostaje przypomnienie mailowe. O tym, jak ułożyć wokół tych dat pracę całego zespołu, piszemy w artykule o organizacji pracy w biurze rachunkowym.