Umowa z biurem rachunkowym: na co zwrócić uwagę i jakie zapisy chronią biuro

Dobra umowa z biurem rachunkowym to nie formalność do podpisania przy pierwszym spotkaniu, tylko narzędzie, które rozstrzyga spory, zanim się zaczną. Kiedy klient dostarcza faktury trzy dni po terminie, prosi o „jeszcze jedną korektę” albo odchodzi w połowie roku, to właśnie zapisy umowy decydują, kto poniesie koszt, kto odpowiada za karę z urzędu i jak przebiegnie przekazanie dokumentów. Poniżej omawiamy punkt po punkcie, co powinno się w niej znaleźć i jak to sformułować, żeby biuro było chronione, a klient dokładnie wiedział, czego się spodziewać.

Zakres usług: opisz dokładnie, co robisz, a czego nie

Najwięcej nieporozumień bierze się z ogólnego zapisu „biuro prowadzi księgowość zleceniodawcy”. Dla klienta to znaczy wszystko, co ma związek z pieniędzmi i urzędami, dla biura zwykle tylko ewidencję i deklaracje. Zakres warto opisać w załączniku, który łatwo zaktualizować aneksem, i wymienić w nim konkretne czynności: rodzaj ewidencji (księga przychodów i rozchodów, ryczałt, pełne księgi), ewidencje VAT i pliki JPK, rozliczenia z ZUS, obsługę kadr i płac z liczbą pracowników objętych ryczałtem, sprawozdanie finansowe, reprezentację przed urzędem skarbowym w toku czynności sprawdzających. Równie ważne jest to, czego zakres nie obejmuje: sporządzanie biznesplanów, wniosków kredytowych, obsługa kontroli podatkowej, korekty za okresy prowadzone przez poprzednie biuro, rozliczenia roczne wspólnika z innych źródeł.

• Zakres jako załącznik z listą czynności, zmieniany aneksem lub akceptacją nowego cennika.
• Limity ilościowe: liczba dokumentów w miesiącu, liczba pracowników, liczba rachunków bankowych.
• Jasny zapis, że czynności spoza listy są wykonywane na zlecenie i rozliczane osobno.

Terminy dostarczania dokumentów i skutki spóźnienia

Biuro może dotrzymać ustawowych terminów tylko wtedy, gdy ma dokumenty na czas. Umowa powinna wskazywać konkretny dzień miesiąca, do którego klient przekazuje komplet dokumentów za poprzedni miesiąc, na przykład do 7. dnia, oraz formę przekazania: portal, skrzynka mailowa, KSeF, papier. Do tego dochodzą wyciągi bankowe, informacje o zatrudnieniu, zmiany w umowach z pracownikami i zdarzenia wymagające decyzji (zakup samochodu, leasing, sprzedaż środka trwałego). Kluczowy jest zapis o skutkach spóźnienia: dokumenty dostarczone po terminie ujmowane są w najbliższym możliwym okresie albo w trybie pilnym za dodatkową opłatą, a biuro nie odpowiada za odsetki, kary ani sankcje wynikające z opóźnienia po stronie klienta. Żeby ten zapis działał w praktyce, trzeba umieć wykazać, kiedy dokument faktycznie dotarł. Pomaga w tym portal klienta, w którym każde wgranie ma datę, a lista braków jest widoczna dla obu stron.

• Stały dzień miesiąca na komplet dokumentów i wyciągów.
• Wskazana forma przekazania i osoba kontaktowa po stronie klienta.
• Zasada: dokument po terminie trafia do kolejnego okresu albo do trybu pilnego za opłatą.
• Obowiązek informowania o zdarzeniach nietypowych przed ich zaksięgowaniem.

Odpowiedzialność biura i jej granice

Ustawa o rachunkowości przesądza, że kierownik jednostki odpowiada za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, także wtedy, gdy powierzył je biuru. Z kolei zobowiązanie podatkowe zawsze obciąża podatnika. Biuro odpowiada wobec klienta cywilnie za szkodę wyrządzoną własnym błędem, dlatego umowa powinna tę odpowiedzialność precyzyjnie opisać, a nie pomijać. Dobry zapis wskazuje, że biuro odpowiada za szkody wynikłe z nienależytego wykonania usług, w granicach zawartego ubezpieczenia OC, i nie odpowiada za skutki dokumentów nierzetelnych, niekompletnych, dostarczonych po terminie albo za decyzje podjęte przez klienta wbrew rekomendacji. Warto też wyłączyć odpowiedzialność za utracone korzyści i przewidzieć termin na zgłoszenie roszczenia od chwili, gdy klient dowiedział się o błędzie. O tym, jak dobrać sumę gwarancyjną i co faktycznie obejmuje polisa, piszemy w tekście o OC biura rachunkowego.

• Odpowiedzialność ograniczona do szkody rzeczywistej i do wysokości sumy ubezpieczenia.
• Wyłączenie odpowiedzialności za dokumenty nierzetelne, spóźnione lub niekompletne.
• Obowiązek klienta sprawdzenia przekazanych deklaracji i zgłoszenia zastrzeżeń w określonym czasie.
• Zapis o współdziałaniu przy postępowaniu wyjaśniającym, jeśli urząd zakwestionuje rozliczenie.

Honorarium, waloryzacja i czynności dodatkowe

Wynagrodzenie ryczałtowe jest wygodne dla obu stron, pod warunkiem że ma jasno określone założenia. Umowa powinna wskazać, do jakiej liczby dokumentów, pracowników i rachunków bankowych ryczałt obowiązuje, oraz co się dzieje po przekroczeniu progu: automatyczne przejście na wyższy pułap albo dopłata za każdy dokument ponad limit. Dobrze działa też zapis o corocznej waloryzacji o wskaźnik inflacji albo o możliwości zmiany cennika z wyprzedzeniem jednego miesiąca, z prawem klienta do wypowiedzenia. Czynności dodatkowe, takie jak korekty za okresy wcześniejsze, obsługa kontroli, zaświadczenia, sprawozdania dla banku czy wypełnianie ankiet GUS, powinny mieć stawkę godzinową albo cennik w załączniku. Rozliczenie ich staje się proste, gdy zespół prowadzi ewidencję czasu pracy per klient: wtedy fakturę za pracę dodatkową da się uzasadnić konkretną liczbą godzin. Szerzej o konstruowaniu stawek piszemy w artykule o wycenie usług księgowych.

• Ryczałt z opisanymi założeniami: liczba dokumentów, pracowników, rachunków.
• Termin płatności faktury i prawo wstrzymania usług przy zaległości (z uprzedzeniem).
• Waloryzacja lub procedura zmiany cennika z wyprzedzeniem.
• Stawka godzinowa na czynności dodatkowe i obowiązek ich wcześniejszego zlecenia.

Powierzenie przetwarzania danych osobowych (RODO)

Biuro rachunkowe przetwarza dane pracowników klienta, jego kontrahentów będących osobami fizycznymi, a często także samego klienta prowadzącego jednoosobową działalność. W tym zakresie klient jest administratorem, a biuro podmiotem przetwarzającym, więc potrzebna jest umowa powierzenia spełniająca wymogi art. 28 RODO. Może to być osobny dokument albo załącznik do umowy głównej. Powinna określać przedmiot i czas przetwarzania, rodzaj danych i kategorie osób, obowiązek zachowania poufności przez pracowników biura, stosowane środki bezpieczeństwa, zasady korzystania z dalszych podmiotów przetwarzających (dostawca programu, hosting, poczta), sposób pomocy administratorowi przy realizacji praw osób, zgłaszanie naruszeń oraz zwrot lub usunięcie danych po zakończeniu współpracy. Warto od razu wpisać ogólną zgodę na dalszych podmiotów przetwarzających z listą aktualizowaną w załączniku, żeby zmiana dostawcy oprogramowania nie wymagała podpisywania nowych dokumentów z każdą firmą. Informacje o tym, jak przechowujemy dane w programie, zebraliśmy na stronie bezpieczeństwo.

• Umowa powierzenia jako załącznik, z zakresem danych i kategoriami osób.
• Lista dalszych podmiotów przetwarzających i tryb jej zmiany.
• Termin zgłaszania naruszeń klientowi, na przykład do 48 godzin od wykrycia.
• Zasady zwrotu lub usunięcia danych po wypowiedzeniu umowy.

Wypowiedzenie i przekazanie dokumentacji

Rozstanie z klientem jest momentem, w którym słabo napisana umowa kosztuje najwięcej. Okres wypowiedzenia powinien kończyć się z końcem miesiąca kalendarzowego, a umowa musi wskazać, za jakie okresy biuro wykonuje jeszcze rozliczenia. Typowy i bezpieczny zapis: przy wypowiedzeniu biuro rozlicza ostatni miesiąc objęty umową, ale nie sporządza rozliczeń rocznych ani sprawozdania, chyba że strony umówią się inaczej i klient za to zapłaci. Trzeba też opisać natychmiastowe rozwiązanie umowy z ważnych powodów: rażąca zaległość w płatnościach, dostarczanie dokumentów budzących wątpliwości co do rzetelności, brak współpracy. Przekazanie dokumentacji najlepiej przeprowadzić na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego, w którym wymienia się segregatory, pliki księgowe, eksport danych, stan rozrachunków, hasła do kont w serwisach urzędowych, listę pełnomocnictw do odwołania oraz informację o zobowiązaniach z terminem po dacie rozwiązania. Zapis o prawie zatrzymania dokumentów do czasu zapłaty bywa kuszący, ale łatwo o spór co do jego skuteczności, dlatego bezpieczniej oprzeć się na terminie płatności i odsetkach.

• Okres wypowiedzenia liczony do końca miesiąca kalendarzowego.
• Lista okresów i czynności, które biuro wykonuje po wypowiedzeniu.
• Protokół zdawczo odbiorczy z wykazem dokumentów, eksportów i pełnomocnictw.
• Obowiązek klienta odebrania dokumentacji w określonym terminie.

Umowa działa tylko wtedy, gdy da się ją udowodnić

Nawet najlepiej napisane zapisy niewiele dają, jeśli w sporze biuro nie potrafi pokazać, kiedy klient dostarczył dokumenty, o co był proszony i kiedy dostał kwoty do zapłaty. Dlatego obok umowy warto mieć jedno miejsce, w którym zostaje ślad współpracy: wiadomości w wątkach przypisanych do firmy, lista braków z datą wysłania przypomnienia, status miesiąca i dziennik zdarzeń. Program Rachunkowosci łączy te elementy z kalendarzem terminów i obiegiem dokumentów księgowych, więc zapis „dokumenty do 7. dnia miesiąca” przestaje być deklaracją, a staje się regułą, którą klient widzi w swoim portalu i o której dostaje przypomnienie. Przy każdej nowej umowie warto też od razu przejrzeć załącznik z zakresem i porównać go z tym, co zespół faktycznie robi dla danej firmy.

• Jedno miejsce na korespondencję z klientem, z datami i historią.
• Lista braków i przypomnienia wysyłane przed terminem z umowy.
• Ewidencja czasu jako podstawa rozliczenia czynności dodatkowych.