Alternatywa dla Portal Biura InsERT i Portal Dokumentów: portal klienta z terminami i statusami
Portal Biura i Portal Dokumentów InsERT dobrze robią jedną rzecz: przenoszą dokumenty od klienta prosto do Rachmistrza albo Rewizora. Jeśli tego potrzebujesz, trudno o lepsze dopasowanie. Rachunkowosci jest alternatywą dla biur, którym nie brakuje kanału na dokumenty, tylko porządku wokół nich: kto ma dziś braki, która firma jest zamknięta, jaki termin wypada w piątek i ile godzin zjada dany klient. Portal klienta jest u nas częścią tablicy biura, a nie osobną usługą doładowywaną punktami.
Krótka odpowiedź dla biura na programach InsERT
Zostań przy Portalu Dokumentów, jeśli całe biuro pracuje w Rachmistrzu lub Rewizorze, a Twoim głównym celem jest szybsze wprowadzanie dokumentów przez OCR prosto do księgi. Wybierz Rachunkowosci, jeśli dokumenty już spływają, a biuro traci czas na pilnowanie terminów, braków i podziału pracy, albo prowadzisz klientów w różnych programach księgowych. Rachunkowosci liczy terminy JPK, ZUS i zaliczek z karty klienta, prowadzi status miesiąca każdej firmy i daje klientowi portal z listą braków i kwotami do zapłaty, w cenie zależnej od liczby firm, a nie od liczby stron.
Portal Biura, Portal Dokumentów i Portal Biura Raporty
W czerwcu 2024 roku InsERT wprowadził Portal Dokumentów, który zastąpił dwie wcześniejsze usługi: Portal Biura Dokumenty i Dokumenty firmy. Dotychczasowi użytkownicy zostali przeniesieni do nowej usługi automatycznie. Publikowanie raportów dla klientów, czyli zestawień VAT, rozrachunków i danych płacowych, zostało w osobnej usłudze Portal Biura Raporty.
- Portal Dokumentów działa z Rachmistrzem i Rewizorem w wersjach nexo, nexo PRO i GT. Klient wysyła PDF albo zdjęcie, OCR odczytuje numer, datę, kontrahenta i kwotę, a dokument trafia do programu księgowego.
- Rozliczenie jest w InsPunktach: 1 strona dokumentu to 1 InsPunkt, aktywacja jest bezpłatna i dodaje 25 InsPunktów.
- Portal Biura Raporty kosztuje w cenniku partnera InsERT 399 zł netto za 12 miesięcy przy 50 podmiotach, każde kolejne 50 podmiotów to 238 zł netto rocznie.
- Pakiety InsPunktów w tym samym cenniku: 100 za 50 zł, 1 000 za 300 zł, 10 000 za 1 100 zł netto. Koszt strony spada więc z 50 do 11 groszy wraz z wielkością pakietu.
Dla biura oznacza to dwie usługi i portfel punktów obok licencji programów księgowych. Przy 40 klientach po 30 stron miesięcznie to 1 200 stron, czyli od około 130 do 360 zł netto miesięcznie w punktach, zależnie od pakietu.
Rachunkowosci a Portal Dokumentów InsERT: porównanie funkcji i cen
Zestawienie opiera się na opisie usług na stronach InsERT i cenniku partnera. Tam, gdzie InsERT jest mocniejszy, piszemy to wprost.
| Kryterium | Portal Dokumentów i Portal Biura Raporty (InsERT) | Rachunkowosci |
|---|---|---|
| Czym jest | usługa dodatkowa do Rachmistrza i Rewizora | osobny program do zarządzania biurem, obok dowolnego programu księgowego |
| Wymagany program księgowy | Rachmistrz lub Rewizor nexo, nexo PRO albo GT | dowolny, eksport CSV i XML w planie Biuro Pro |
| Przekazanie dokumentu do księgi | bezpośrednio do programu InsERT, to mocna strona usługi | dokument w karcie klienta i miesiącu, eksport do programu księgowego |
| Odczyt faktur OCR | tak, płatny za stronę w InsPunktach | tak, od planu Biuro w limicie 3 000 lub 10 000 stron miesięcznie |
| Model ceny | opłata za stronę plus raporty za pakiety 50 podmiotów | abonament według liczby obsługiwanych firm: 490, 1 190 lub 2 490 zł netto |
| Terminy JPK, ZUS i zaliczek | poza usługą, w programie księgowym i kalendarzu biura | liczone automatycznie z formy opodatkowania, okresu VAT, ZUS i pracowników |
| Status miesiąca każdej firmy | status przetwarzania dokumentu | pięć statusów firmy na jednej tablicy, od „czeka na dokumenty” do „zamknięty” |
| Lista braków dla klienta | zwrot dokumentu do poprawy z komentarzem | lista brakujących dokumentów na miesiąc i przypomnienia według harmonogramu biura |
| Kwoty do zapłaty dla klienta | w usłudze Raporty | w portalu klienta: VAT, ZUS, zaliczki z terminem i rachunkiem |
| Podział pracy i czas zespołu | nie jest obszarem usługi | obciążenie zespołu, ewidencja czasu i rentowność klienta od planu Biuro |
| Dla kogo najlepiej | biuro w całości na InsERT z dużym wolumenem dokumentów do wprowadzenia | biuro od 2 osób, które chce panować nad terminami, brakami i zespołem |
Opis usługi znajdziesz na stronie Portalu Dokumentów. Ceny obu rozwiązań są cenami netto, do których dolicza się 23% VAT, a ceny InsPunktów mogą się różnić u poszczególnych partnerów.
Najczęstsze powody, dla których biura na InsERT szukają czegoś więcej
Portal Dokumentów nie jest złym narzędziem. Biura zaczynają rozglądać się dalej, kiedy problem przestaje dotyczyć samego wprowadzania dokumentów.
- Terminy są gdzie indziej. Kalendarz JPK_V7, ZUS DRA i zaliczek właściciel prowadzi w arkuszu, bo portal wie o dokumentach, ale nie o tym, że klient przeszedł z kwartalnego VAT na miesięczny.
- Część klientów jest w innym programie. Biuro przejmuje firmę z pełną księgowością w innym systemie albo klienta, który sam fakturuje w programie w przeglądarce, i portal InsERT przestaje obejmować wszystkich.
- Rachunek jest trudny do przewidzenia. Opłata za stronę jest uczciwa przy kilku klientach, ale przy firmach z setkami kosztów miesięcznie trzeba pilnować stanu portfela.
- Nie widać zespołu. Właściciel chce wiedzieć, kto ma ile firm, ile zadań po terminie i który klient zajmuje więcej godzin, niż płaci w honorarium.
Jeśli żaden z tych punktów Cię nie dotyczy, zostań przy Portalu Dokumentów. Jeśli dotyczą Cię dwa albo trzy, zobacz, jak to rozwiązuje Rachunkowosci.
Co dostaje biuro z Rachunkowosci
- Wpisujesz klienta raz, a terminy JPK_V7M lub JPK_V7K, VAT-UE, ZUS DRA, zaliczek PIT i CIT oraz PIT-4R tworzą się same, z przesunięciem na najbliższy dzień roboczy. Szczegóły są na stronie kalendarz księgowego.
- Klient wgrywa dokumenty przez portal klienta biura rachunkowego z telefonu albo przeglądarki, bez instalowania aplikacji, i widzi, czego jeszcze brakuje za dany miesiąc.
- Pierwszego dnia miesiąca każda firma dostaje status „czeka na dokumenty”, a status zmienia się aż do „zamknięty”. Tablica pokazuje stan całego biura bez dopytywania zespołu.
- Faktury klientów pobierasz z KSeF na podstawie uprawnień nadanych biuru, we wszystkich planach. Więcej na stronie KSeF w biurze rachunkowym.
- Od planu Biuro OCR odczytuje sprzedawcę, NIP, daty i kwoty z PDF i zdjęć w stałym limicie stron, bez doładowań. Opis jest na stronie odczyt faktur OCR.
- W planie Biuro Pro portal działa pod logo biura i w jego domenie, a dokumenty i dane eksportujesz do CSV i XML dla programu księgowego.
Przejście z Portalu Biura w czterech krokach
1. Lista klientów. Eksportujesz listę kontrahentów z NIP z Rachmistrza lub Rewizora do arkusza i wgrywasz ją jako CSV lub XLSX.
2. Karty klientów. Dla każdej firmy ustawiasz formę opodatkowania, okres VAT, ZUS i pracowników. Od tej chwili program liczy terminy.
3. Zaproszenia do portalu. Klienci dostają link do portalu i od nowego miesiąca wgrywają dokumenty u nas. Archiwum zostaje w usłudze InsERT tak długo, jak masz do niej dostęp.
4. Pierwszy miesiąc równolegle. Rachmistrz i Rewizor zostają programami księgowymi, a Rachunkowosci przejmuje terminy, braki, statusy i portal klienta.
Przy kilkudziesięciu firmach kroki 1 i 2 zajmują zwykle jedno popołudnie. Najdłużej trwa zebranie danych o pracownikach i okresie VAT, jeśli nie były wcześniej w jednym miejscu.
Co zamiast Portal Biura InsERT?
Następcą Portalu Biura Dokumenty jest Portal Dokumentów InsERT, do którego użytkownicy zostali przeniesieni w 2024 roku. Jeśli szukasz rozwiązania spoza InsERT, wybierz program do zarządzania biurem z portalem klienta, taki jak Rachunkowosci. Działa obok każdego programu księgowego i oprócz dokumentów pilnuje terminów, braków i statusu miesiąca każdej firmy.
Ile kosztuje Portal Dokumentów InsERT?
Aktywacja jest bezpłatna, a opłata wynosi 1 InsPunkt za każdą stronę dokumentu. W cenniku partnera 1 000 InsPunktów kosztuje 300 zł netto, a 10 000 punktów 1 100 zł netto. Publikowanie raportów w Portalu Biura Raporty to osobna opłata: 399 zł netto rocznie za 50 podmiotów.
Czy Portal Dokumentów obsługuje KSeF?
Tak, InsERT udostępnia Portal Dokumentów z obsługą KSeF dla użytkowników Rachmistrza i Rewizora. Rachunkowosci również pobiera faktury zakupowe i sprzedażowe klientów z KSeF na podstawie uprawnień nadanych biuru, w każdym planie, bez dodatkowych opłat za stronę.
Czy mogę używać Rachunkowosci razem z Rachmistrzem lub Rewizorem?
Tak. Rachunkowosci nie jest programem księgowym, więc księgowanie i deklaracje zostają w Rachmistrzu lub Rewizorze. U nas prowadzisz terminy, statusy miesiąca, braki dokumentów, portal klienta i czas zespołu. W planie Biuro Pro dokumenty i dane eksportujesz do CSV i XML.
Czy klient biura musi instalować aplikację?
Nie. Portal klienta Rachunkowosci działa w przeglądarce na telefonie i komputerze. Klient loguje się do portalu, widzi listę braków na bieżący miesiąc, wgrywa zdjęcie albo PDF i sprawdza kwoty VAT, ZUS i zaliczek do zapłaty z terminem.
Czy zmiana się opłaci?
Porównaj dwie liczby: miesięczny koszt punktów i raportów oraz godziny, które zespół spędza na sprawdzaniu, która firma jest zamknięta i czego brakuje. Plan Start za 490 zł netto obejmuje do 40 firm z portalem klienta i KSeF, a plan Biuro za 1 190 zł netto dokłada OCR do 3 000 stron i ewidencję czasu. Konto zakładasz w kilka minut i od razu importujesz listę klientów.