Najlepszy program do zarządzania biurem rachunkowym, porównanie pięciu narzędzi i kosztu przy 40 firmach
Najlepszy program do zarządzania biurem rachunkowym to ten, który rozwiązuje Twój największy wyciek czasu, a nie ten z najdłuższą listą funkcji. Jeśli biuro gubi terminy i braki dokumentów, szukaj programu, który liczy terminy z karty klienta i pokazuje status miesiąca każdej firmy. Jeśli głównym kosztem jest przepisywanie faktur, wybierz narzędzie z mocnym OCR. Jeśli chaos jest w umowach, cennikach i rozliczeniach klientów, wybierz CRM.
Poniżej porównujemy pięć narzędzi, które biura w Polsce realnie biorą pod uwagę, z cenami producentów i kosztem dla biura obsługującego 40 firm.
Krótka odpowiedź, który program wybrać
| Program | Najlepszy dla | Cena od (netto miesięcznie) | Model ceny |
|---|---|---|---|
| Rachunkowosci | biuro od 1 do 10 osób, które gubi terminy, braki i nie widzi stanu miesiąca | 490 zł | liczba obsługiwanych firm |
| SaldeoSMART | biuro, w którym najwięcej czasu zjada wprowadzanie faktur | 259 zł | pakiet, liczba firm i kredyty na odczyt stron |
| Rachunkowy CRM | biuro z setkami klientów, które chce uporządkować cenniki, umowy i rozliczenia | 199 zł | liczba pracowników i klientów |
| XON | biuro, które chce płacić za użytkownika i osobno za panel klienta | 29 zł za użytkownika | użytkownik biura plus aktywny klient |
| Portal Dokumentów InsERT | biuro w całości na Rachmistrzu lub Rewizorze | opłata za stronę | InsPunkty za stronę plus raporty rocznie |
Wszystkie ceny pochodzą ze stron producentów lub ich partnerów i są cenami netto, do których dolicza się 23% VAT.
Jak wybrać program do zarządzania biurem rachunkowym
Zanim porównasz ceny, zapisz, na co zespół traci najwięcej godzin w typowym miesiącu. Zwykle wygrywa jedna z czterech odpowiedzi.
- Terminy. Kalendarz JPK, ZUS i zaliczek jest w arkuszu, a każda zmiana u klienta (VAT kwartalny na miesięczny, pierwszy pracownik, zmiana formy opodatkowania) wymaga ręcznej poprawki.
- Braki dokumentów. Księgowa codziennie przegląda maile i komunikatory, żeby ustalić, kto jeszcze nie przysłał kosztów.
- Wprowadzanie faktur. Zespół przepisuje dane z PDF i zdjęć do programu księgowego.
- Sprzedaż i rozliczenia. Każdy klient ma inny cennik, oferty są pisane od zera, a honoraria rozlicza się ręcznie na koniec miesiąca.
Program do zarządzania biurem nie zastępuje programu księgowego. Optima, Symfonia, Rachmistrz czy Rewizor zostają do księgowania i deklaracji, a narzędzie z tego porównania porządkuje pracę wokół nich. Dlatego sprawdź też, czy program działa z każdym programem księgowym, którego używasz, czy tylko z jednym producentem.
Porównanie funkcji pięciu programów
| Funkcja | Rachunkowosci | SaldeoSMART | Rachunkowy CRM | XON | Portal Dokumentów InsERT |
|---|---|---|---|---|---|
| Terminy liczone z danych klienta | tak, z formy opodatkowania, okresu VAT, ZUS i pracowników | zadania cykliczne | kalendarz terminów biura | zadania cykliczne i kalendarz | nie |
| Status miesiąca każdej firmy | tak, pięć statusów na tablicy | status dokumentów | zadania | zadania i sprawy | status dokumentu |
| Portal klienta z listą braków | tak, w każdym planie | tak | wiadomości do klientów | panel klienta, od 9 zł za klienta | tak, przesyłanie dokumentów |
| KSeF | pobieranie faktur klientów w każdym planie | tak | producent nie opisuje | producent nie opisuje | tak |
| OCR faktur | od planu Biuro, stały limit stron | tak, mocna strona | producent nie opisuje | producent nie opisuje | tak, za InsPunkty |
| Czas pracy i rentowność klienta | od planu Biuro | od pakietu Specjalista | raporty efektywności | tak | nie |
| Cenniki, oferty, umowy | umowa i honorarium w karcie klienta | fakturowanie klientów | tak, mocna strona | fakturowanie w pakiecie Comfort | nie |
| Program księgowy | dowolny, eksport CSV i XML | integracje z wieloma programami | InsERT, Symfonia, Comarch | dowolny | tylko Rachmistrz i Rewizor |
Tam, gdzie producent nie opisuje funkcji na swojej stronie, piszemy to wprost. Zanim kupisz, poproś o prezentację i sprawdź te punkty na swoim przypadku.
Rachunkowosci, gdy problemem są terminy i braki
Wpisujesz klienta raz, a terminy JPK_V7M lub JPK_V7K, VAT-UE, ZUS DRA, zaliczek PIT i CIT oraz PIT-4R tworzą się same, z przesunięciem na najbliższy dzień roboczy. Każda firma ma status miesiąca, a klient wgrywa dokumenty przez portal i widzi listę braków. Plan Start kosztuje 490 zł netto do 40 firm, plan Biuro 1 190 zł netto do 120 firm z OCR i ewidencją czasu. Słabsza strona: nie ma generatora umów i ofert. Opis działania jest na stronie program do zarządzania biurem rachunkowym.
SaldeoSMART, gdy problemem jest wprowadzanie faktur
Najmocniejszy w odczycie dokumentów i przekazywaniu ich do programu księgowego. Pakiety dla biur zaczynają się od 259, 379 i 739 zł netto, ale końcowa kwota zależy od liczby firm i kredytów na odczyt stron. Szczegóły rozpisaliśmy we wpisie Saldeo cennik dla biur rachunkowych, a porównanie z nami na stronie alternatywa dla Saldeo.
Rachunkowy CRM, gdy problemem są klienci i rozliczenia
Silny w cennikach usług, ofertach, generowaniu umów, dokumentów AML i UPL-1 oraz w automatycznych rozliczeniach klientów. Plany od 199 zł netto (do 3 pracowników i 50 klientów) do 2 499 zł netto (do 30 pracowników i 1 000 klientów). Przy dużej liczbie klientów wychodzi tanio. Porównanie funkcji jest na stronie alternatywa dla Rachunkowy CRM.
XON, gdy chcesz płacić za użytkownika
Panel biura kosztuje 29, 39 lub 49 zł netto za aktywnego użytkownika miesięcznie, a panel klienta osobno 9, 19 lub 29 zł netto za aktywnego klienta. Mocne strony to zadania, sprawy, ewidencja czasu i fakturowanie klientów. Przy wielu klientach korzystających z panelu koszt rośnie szybciej niż w modelu za biuro.
Portal Dokumentów InsERT, gdy całe biuro jest na InsERT
Dokument trafia od klienta prosto do Rachmistrza lub Rewizora, co trudno przebić, jeśli cała księgowość jest w InsERT. Płacisz 1 InsPunkt za stronę, a raporty dla klientów to osobna usługa za 399 zł netto rocznie przy 50 podmiotach. Terminów i statusu miesiąca usługa nie prowadzi. Więcej na stronie alternatywa dla Portal Biura InsERT.
Ile to kosztuje biuro z 40 firmami
Przykład: biuro z 3 osobami w zespole, 40 klientami i średnio 30 stronami dokumentów na klienta miesięcznie, czyli 1 200 stron.
| Program | Konfiguracja | Koszt netto miesięcznie |
|---|---|---|
| Rachunkowosci | Start, 40 firm, portal klienta i KSeF | 490 zł |
| Rachunkowosci z OCR | Biuro, do 120 firm, OCR do 3 000 stron | 1 190 zł |
| SaldeoSMART | Specjalista biura, 10 firm w cenie plus 30 po 6 zł u partnera | około 560 zł, bez dodatkowych kredytów |
| Rachunkowy CRM | S, do 3 pracowników i 50 klientów | 199 zł, plus SMS i podpisy |
| XON | 3 użytkowników Standard i 40 klientów w panelu Silver | 117 zł plus 760 zł, razem 877 zł |
| Portal Dokumentów InsERT | 1 200 stron w InsPunktach plus Raporty | około 130 do 390 zł, plus licencje Rachmistrza lub Rewizora |
Najtańszy abonament nie oznacza najniższego kosztu. Jeśli księgowa spędza 5 godzin tygodniowo na sprawdzaniu terminów i przypominaniu o dokumentach, to przy 60 zł za godzinę pracy jest to około 1 300 zł miesięcznie, czyli więcej niż każdy abonament z tabeli. Szerzej liczymy to we wpisie ile kosztuje program księgowy dla biura rachunkowego.
Jaki jest najlepszy program do zarządzania biurem rachunkowym?
Nie ma jednego najlepszego programu dla każdego biura. Dla biura, które gubi terminy i braki dokumentów, najlepszy jest program liczący terminy z karty klienta, jak Rachunkowosci. Dla biura przepisującego faktury najlepszy jest SaldeoSMART, a dla biura porządkującego cenniki i rozliczenia klientów Rachunkowy CRM.
Czy program do zarządzania biurem zastępuje program księgowy?
Nie. Program do zarządzania biurem stoi obok programu księgowego. Księgowanie, deklaracje i JPK zostają w Optimie, Symfonii, Rachmistrzu czy Rewizorze, a program do zarządzania pilnuje terminów, dokumentów od klientów, statusu miesiąca i pracy zespołu. Dobrze, gdy działa z każdym programem księgowym, którego używasz.
Ile kosztuje program do zarządzania biurem rachunkowym?
Od około 200 do 1 200 zł netto miesięcznie dla biura z 40 do 120 klientami, zależnie od modelu ceny. Rachunkowy CRM zaczyna się od 199 zł, SaldeoSMART od 259 zł, Rachunkowosci od 490 zł. XON liczy od 29 zł za użytkownika plus opłatę za każdego klienta w panelu.
Jaki program dla małego biura rachunkowego z jedną lub dwiema osobami?
Przy jednej lub dwóch osobach wybierz program z prostym abonamentem i portalem klienta w cenie, bo najwięcej czasu zjadają wtedy terminy i dokumenty od klientów. Plan Start w Rachunkowosci obejmuje do 40 firm za 490 zł netto. Szerzej piszemy o tym we wpisie jaki program dla małego biura rachunkowego.
Czy dokumenty klientów można przechowywać tylko w programie?
Tak, jeśli program przechowuje je w sposób, który pozwala je odtworzyć przez wymagany okres. Biuro powinno też mieć plan na dokumenty klientów, którzy odchodzą: dokumentację po zakończeniu umowy przekazuje się klientowi albo oddaje do profesjonalnej archiwizacji dokumentów firmowych, zamiast trzymać ją latami na dysku biura.
Od czego zacząć
Wybierz jeden problem, który kosztuje biuro najwięcej godzin, i przetestuj program pod tym kątem na kilku prawdziwych klientach. Jeśli tym problemem są terminy, braki i brak wiedzy, która firma jest zamknięta, załóż konto w Rachunkowosci, zaimportuj listę klientów z CSV i sprawdź tablicę statusów na bieżącym miesiącu.