Aplikacja dla biura rachunkowego i klientów biura na telefon i komputer
Aplikacja dla biura rachunkowego to jedno miejsce, w którym zespół widzi terminy i statusy wszystkich klientów, a klient wysyła dokumenty prosto z telefonu. Rachunkowosci działa w przeglądarce, więc ani biuro, ani klient niczego nie instaluje. Plan Start kosztuje 490 zł netto miesięcznie do 40 firm, a portal klienta jest w cenie dla każdej z nich.
Dwie strony jednej aplikacji
Biuro pracuje na komputerze: lista klientów, kalendarz terminów, status miesiąca każdej firmy, braki dokumentów i faktury pobrane z KSeF. Klient otwiera portal w telefonie, robi zdjęcie paragonu albo faktury, widzi, czego biuro jeszcze od niego potrzebuje, i sprawdza kwoty VAT, ZUS i zaliczek do zapłaty. Dokument trafia od razu do karty jego firmy i właściwego miesiąca.
Aplikacja dla klientów biura rachunkowego bez sklepu z aplikacjami
Najczęstszy powód, dla którego klienci nie korzystają z aplikacji biura, jest prozaiczny: trzeba ją znaleźć, zainstalować, zapamiętać hasło i zaktualizować. W Rachunkowosci klient dostaje zaproszenie mailem, otwiera link w telefonie i od razu widzi listę braków za bieżący miesiąc.
- Zdjęcie paragonu, faktury albo umowy wgrywa z aparatu telefonu, a PDF z komputera.
- Widzi listę dokumentów, na które czeka biuro, i znika z niej to, co już wysłał.
- Sprawdza kwoty VAT, ZUS i zaliczek do zapłaty w danym miesiącu, zamiast dzwonić do księgowej.
- Pisze do biura w wątku przypiętym do dokumentu albo miesiąca (od planu Biuro), więc rozmowa nie ginie w poczcie.
- Dostaje przypomnienie mailem, gdy czegoś brakuje, w harmonogramie ustawionym przez biuro.
Co widzi zespół biura w aplikacji
- Kalendarz terminów każdego klienta, liczony z karty firmy: JPK_V7M i JPK_V7K, VAT-UE, ZUS DRA, zaliczki PIT i CIT, PIT-4R, z przesunięciem na dzień roboczy. Sprawdź to w kalendarzu księgowego.
- Status miesiąca dla każdej firmy, od „czeka na dokumenty” do „zamknięty”, na jednej tablicy terminów i statusów.
- Faktury zakupowe i sprzedażowe klientów pobrane z KSeF w biurze rachunkowym w każdym planie.
- Dokumenty od klientów posegregowane według firmy i miesiąca, czyli cały obieg dokumentów księgowych w jednym miejscu.
- Od planu Biuro odczyt faktur OCR, checklisty zamknięcia miesiąca, ewidencja czasu i rentowność klienta.
Aplikacja nie księguje. Stoi obok programu księgowego, a w planie Biuro Pro przekazuje dane eksportem CSV i XML albo przez API.
Aplikacja w przeglądarce a aplikacja do zainstalowania
Biura wybierają między narzędziem w przeglądarce, aplikacją mobilną do pobrania ze sklepu i programem instalowanym na komputerze w biurze. Każde rozwiązanie ma swoje miejsce.
| Kryterium | Aplikacja w przeglądarce (Rachunkowosci) | Aplikacja mobilna ze sklepu | Program instalowany w biurze |
|---|---|---|---|
| Instalacja u klienta | brak, link z zaproszenia | pobranie ze sklepu i logowanie | nie dotyczy, klient wysyła mailem |
| Praca zespołu z domu | tak, z każdego komputera | zwykle tylko podgląd | wymaga pulpitu zdalnego lub serwera |
| Aktualizacje | po stronie producenta, bez przestojów | klient musi zaktualizować aplikację | instaluje biuro, często na każdym stanowisku |
| Zdjęcie dokumentu telefonem | tak, z aparatu w przeglądarce | tak | nie |
| Powiadomienia | mailowe przypomnienia o brakach | powiadomienia push | brak |
| Koszt dla klienta biura | 0 zł, w abonamencie biura | często w abonamencie biura, czasem płatny za klienta | 0 zł |
Powiadomienia push to realna przewaga aplikacji ze sklepu, ale tylko u klienta, który ją zainstalował i się zalogował. Link z maila otwiera każdy, więc przy klientach mniej obytych z technologią próg wejścia jest po prostu niższy.
Aplikacje dla biur rachunkowych na rynku i czym się różnią
- SaldeoSMART ma aplikację mobilną i rozbudowany obieg dokumentów z OCR. Cennik dla biur zaczyna się od 289 zł netto miesięcznie, OCR rozliczany jest w kredytach. Porównanie znajdziesz na stronie alternatywa dla Saldeo.
- XON łączy panel biura z panelem klienta, a za panel klienta płacisz od 9 do 29 zł miesięcznie za każdego aktywnego klienta. Przy 40 firmach to 360 do 1 160 zł. Szczegóły na stronie alternatywa dla XON.
- Scanye to aplikacja do KSeF i faktur z aplikacją dla klientów, 559 zł miesięcznie za 20 klientów i 8 zł za kolejnego. Zobacz alternatywę dla Scanye.
- Portal Biura od InsERT to aplikacja webowa do wymiany dokumentów z klientem, rozliczana w punktach za strony. Opisujemy to na stronie alternatywa dla Portal Biura InsERT.
Rachunkowosci nie dolicza opłat za klienta ani za stronę wgranego dokumentu. Płacisz za plan według liczby obsługiwanych firm.
Jak wdrożyć aplikację w biurze w czterech krokach
1. Lista klientów. Wgrywasz plik CSV lub XLSX z programu księgowego albo arkusza. Dane rejestrowe uzupełniają się po NIP.
2. Karty firm. Ustawiasz formę opodatkowania, okres VAT, ZUS i pracowników. Od tej chwili aplikacja sama liczy terminy.
3. Zaproszenia do portalu. Każdy klient dostaje mail z linkiem. Pierwsze logowanie zajmuje mu minutę, bez instalowania czegokolwiek.
4. Harmonogram przypomnień. Wybierasz, w które dni miesiąca klienci z brakami dostają przypomnienie, i przestajesz wydzwaniać po dokumenty.
Przy 40 firmach kroki 1 i 2 zajmują zwykle jedno popołudnie. Klienci, którzy wolą mail, mogą dalej wysyłać pliki do biura, a Ty wgrywasz je do ich karty.
Dla jakich biur ta aplikacja ma sens
- Biuro od 1 do 3 osób, które obsługuje do 40 firm i ma dość przypominania o dokumentach telefonem. Plan Start, 490 zł netto miesięcznie.
- Biuro od 4 do 10 osób, w którym właściciel chce widzieć, kto ma ile firm i ile zadań po terminie. Plan Biuro, 1 190 zł netto do 120 firm, z OCR na 3 000 stron.
- Biuro z klientami w różnych programach księgowych, któremu potrzebna jest jedna tablica nad Optimą, Symfonią czy InsERT.
- Biuro z zespołem zdalnym, w którym nikt nie chce łączyć się przez pulpit zdalny, żeby sprawdzić status klienta.
Czy jest aplikacja dla klientów biura rachunkowego?
Tak. W Rachunkowosci każdy klient biura dostaje portal, który działa w przeglądarce telefonu i komputera. Klient robi zdjęcie dokumentu, widzi listę braków i kwoty do zapłaty. Nie instaluje niczego ze sklepu, a portal jest w cenie planu biura, bez opłaty za klienta.
Ile kosztuje aplikacja dla biura rachunkowego?
Rachunkowosci kosztuje 490 zł netto miesięcznie w planie Start do 40 firm, 1 190 zł w planie Biuro do 120 firm i 2 490 zł w planie Biuro Pro do 300 firm. Przy płatności rocznej płacisz za 10 miesięcy. Portal dla klientów i pobieranie faktur z KSeF są w każdym planie.
Czy aplikacja działa na telefonie?
Tak. Portal klienta jest przygotowany pod telefon: zdjęcie dokumentu, lista braków i kwoty do zapłaty mieszczą się na jednym ekranie. Zespół biura pracuje zwykle na komputerze, ale tablicę terminów i statusów sprawdzi także w przeglądarce telefonu.
Czy aplikacja zastępuje program księgowy?
Nie. Rachunkowosci nie prowadzi ksiąg, nie liczy deklaracji i nie wysyła JPK. Organizuje pracę biura wokół programu księgowego: terminy, braki, dokumenty, KSeF i statusy. W planie Biuro Pro dane trafiają do Optimy, Symfonii, InsERT czy innego programu eksportem CSV i XML albo przez API.
Czy dane klientów są bezpieczne w aplikacji w chmurze?
Dostęp mają wyłącznie osoby z biura, którym nadasz rolę, a klient widzi w portalu tylko swoje dokumenty i kwoty. Połączenie jest szyfrowane, kopie zapasowe robimy regularnie, a z każdym biurem zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych. Szczegóły opisujemy na stronie o bezpieczeństwie danych.
Czy to się opłaci biuru z 40 klientami?
Policz, ile godzin w miesiącu zespół spędza na dopytywaniu o dokumenty i odpowiadaniu na pytanie „ile mam zapłacić”. Jeśli to więcej niż kilka godzin, plan Start za 490 zł netto zwraca się w pierwszym miesiącu. Konto zakładasz w kilka minut i od razu importujesz listę klientów.